Comment déduire ses frais professionnels en freelance ?

À l’approche de la clôture des comptes annuels, déduire des frais sur votre entreprise permet de diminuer le résultat imposable, et donc de réduire l’impôt à payer. Tout au long de l’année, vous avez accumulé des dépenses liées à votre activité. Sachez que celles-ci peuvent alléger votre charge fiscale, à condition de respecter certaines règles. Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Quels types de dépenses sont considérés comme frais professionnels ? Focus sur les frais professionnels déductibles en freelance.

Les frais professionnels sont toutes les dépenses nécessaires à l’exercice de votre activité. Ces dépenses, si elles sont correctement identifiées et justifiées, peuvent être déduites pour réduire votre base imposable. Il est alors important de distinguer les frais professionnels de ses dépenses personnelles.

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Les frais professionnels les plus courants du freelance sont :

• Le loyer des bureaux ou de l’espace de coworking ;
• Le matériel informatique et bureautique (ordinateurs, imprimantes, etc.) ;
• Les fournitures de bureau (papiers, stylos, cartouches d’encre, etc.) ;
• Les abonnements internet et forfaits téléphoniques ;
• Les frais de déplacements ;
• Les frais de formation liée à l’activité ;
• Les frais de marketing et de publicité (création de cartes de visite, de logo, de campagnes publicitaires, etc.) ;
• Les frais de représentation (repas d’affaires, cadeaux clients, etc.).

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Pour qu’un frais professionnel soit déductible, il doit répondre à plusieurs critères.

1. La dépense doit être engagée dans le cadre de votre activité.
2. La dépense doit être justifiée par une facture, un reçu ou une note de frais. Ces documents doivent être conservés et accessibles pendant au moins 10 ans, conformément aux exigences de l’administration fiscale.
3. La dépense doit être comptabilisée au cours de l’année fiscale concernée.

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Le mode de déduction des frais professionnels varie selon votre statut juridique.

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Freelance en société

Si vous avez opté pour le statut de société (EURL, SARL) pour votre activité, vous pouvez déduire les charges réelles de votre chiffre d'affaires.

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Peu importe votre domaine d’activité, le principe de déduction des frais professionnels est le même. Lors de votre déclaration de revenus, indiquez l’ensemble des montants des frais professionnels déductibles de votre année fiscale. Ces frais doivent être inscrits dans les comptes de résultats. 

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Il faut ensuite fournir les justificatifs correspondants. Ces dépenses sont soustraites de votre revenu net imposable, servant de base au calcul de votre imposition.

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Freelance avec le statut de micro-entrepreneur

En tant que micro-entrepreneur, quel que soit le montant de vos frais réels, vous ne pouvez pas les déduire en tant que tels. Votre statut de micro-entreprise comprend un abattement forfaitaire calculé automatiquement par l’administration fiscale. Celui-ci dépend de la nature de votre activité :

• 71 % du CA pour les activités de vente ;
• 50 % du CA pour les activités relevant des BIC ;
• 34 % du CA pour les activités relevant des BNC.

Votre activité demande d’engager de nombreux frais professionnels ? Il peut être plus avantageux de considérer un autre statut que celui de la micro-entreprise.

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Freelance en portage salarial

En portage salarial, ce sont vos frais de fonctionnement qui sont considérés comme des frais professionnels : achat de fournitures, transport ou encore communication.

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Attention, un plafond est fixé : ces frais ne doivent pas dépasser 30 % du salaire brut. Ils sont déduits, sous réserve de fournir les pièces justificatives nécessaires.

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Certains frais professionnels en freelance sont déductibles, mais leur éligibilité peut être sujette à des conditions. Voici des exemples fréquents.

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Les frais liés à un espace de travail

Si vous travaillez depuis votre domicile, une partie de votre loyer, de vos charges (électricité, chauffage, Internet, etc.) peut être déduite, à condition de distinguer clairement les espaces professionnels et privés. La surface dédiée à l’activité professionnelle doit être raisonnable et justifiable, en cas de contrôle fiscal.

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Vous êtes propriétaire de votre logement ? Votre société peut couvrir une part proportionnelle des charges, sous condition de formaliser cette disposition par une convention d’occupation (entre vous-même et votre société).

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Les frais liés aux repas

Seuls les repas pris en dehors de son domicile sont concernés. En effet, les repas pris dans un cadre professionnel (avec un client, partenaire, fournisseur ou lors d’un déplacement) peuvent être déduits, mais ils sont plafonnés.

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Comment ça marche ? En 2024, les dépenses dépassant 5,35 € sont déductibles, et ce, dans une limite de 20,70 € par repas. Le montant déductible journalier est alors de 15,35 €. Ces frais correspondent à la part des dépenses dépassant le coût estimé d’un repas pris à domicile.

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Pour justifier ces frais de repas, il est conseillé de conserver tous les justificatifs des restaurants, avec le nombre de repas mentionné. Indiquez sur vos justificatifs les noms des personnes invitées pour faciliter la justification en cas de contrôle.

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Les frais liés aux déplacements

Vos missions en freelance vous amènent à vous déplacer régulièrement chez un client, un chantier ou des salons professionnels ? Les différents frais de déplacement (carburant, péages, billets de train, billets d’avion, etc.) sont déductibles, à condition qu’ils soient indispensables à l’exercice de votre activité. Leur calcul repose sur la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule utilisé.

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Vous avez besoin de vous loger lors d’un déplacement professionnel ? Les frais d’hébergement sont déductibles lorsque votre domicile se trouve à plus de 50 km ou à au moins 1h30 de trajet du lieu de la mission.

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Vous vous êtes lancés récemment en tant que freelance ? Bonne nouvelle : les dépenses engagées jusqu’à 6 mois avant la création d’entreprise peuvent être déduites en tant que frais professionnels. Cela inclut l’achat de matériel informatique, l’impression de cartes de visite, les frais liés à la création d’un site internet ou encore l’ouverture d’un compte bancaire professionnel.

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Pour être éligibles, ces frais professionnels doivent respecter les conditions générales :

• être justifiées par des documents ;
• être directement liées à votre activité ;
• être indispensables à son lancement.

Bon à savoir : même si votre nom personnel figure sur la facture (et non celui de l’entreprise, puisqu’elle n’existait pas encore), ces frais restent acceptables pour l’administration fiscale.

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Pour optimiser la gestion de vos frais professionnels, centralisez vos dépenses en utilisant un compte bancaire dédié à votre activité. Il est important de trouver une banque pour les freelances qui propose des solutions spécifiques à vos besoins. Cela simplifie le suivi de vos transactions, vous aide à mieux organiser vos finances, et évite de mélanger dépenses personnelles et professionnelles, ce qui pourrait compliquer vos justifications.

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En cas de doute, n’hésitez pas à consulter un expert-comptable. Il saura identifier les opportunités de déduction que vous pourriez ignorer et vous guider sur les frais professionnels plus complexes.

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Il est maintenant temps de réfléchir aux dépenses que vous pourriez qualifier de frais professionnels.

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